Wo ist nur die Zeit hin? Zeitmanagement für Dich.

Zeitplanung für Blogger, Studenten und Hundehalter

Ich habe am Mittwoch über mein Leben als Studentin und Hundehalterin geschrieben und darauf großes Feedback bekommen. Viele wollten wissen, wie ich denn meine Zeit plane und woher ich die Gelassenheit nehme. Hier gebe ich Dir einen Einblick in meine Zeitplanung.

Zubehör:

• ganz wichtig sind mir meine zwei Kalender. Einmal das Notizbuch von Leuchtturm mit 249 Seiten* und meinen großen DIN A 4 Kalender*.
• Bei HEMA bestelle ich alle möglichen To – Do – Listen und Dinge zum Verschönern von meinem Notizbuch, denn nichts ist schlimmer (für mich) als ein unanschauliches Notizbuch. Schöne Dinge schaut man sich einfach viel lieber an und arbeitet leichter damit.
• „Bequemer“ Stift. Das bedeutet für mich, dass einem nicht nach 5 Minuten schreiben die Finger weh tun.
• Schreibtisch und dieser (ganz wichtig!) aufgeräumt.
• Pinnwand/Magnetwand/Whiteboard. Davon habe ich gleich mehrere. Ein Whiteboard mit Pinnmöglichkeit in der Küche, hier kann man sofort notieren, wenn etwas ausgeht. Eine Magnetwand ist in meinem Schreibtisch integriert, dann hängt eine weitere Magnetwand im Gang. Hier hängen alle möglichen Dinge. Von Postkarten über Gutscheinen bis hin zu Einkaufszetteln.

Doch wie plant man richtig?

Als erstes möchte ich dir etwas ans Herz legen. Nur weil Person X ständig etwas zu tun hat, heißt das noch lange nicht, dass diese Person ein gutes Zeitmanagement hat. Zeitmanagement heißt nämlich diszipliniertes planen der eigenen Zeit, um möglichst viel Zeit zu sparen und mehr Zeit für die „wichtigen Dinge“ im Leben zu haben. Nur weil man bei einem guten Zeitmanagement mehr Zeit hat, sollte man sich nicht mehr Arbeit aufhalsen, sondern die freie Zeit genießen und wertschätzen.

Tipps für das richtige Zeitmanagement:

• Jeden Tag eine O-Time einplanen: Das ist bei mir eine gute halbe Stunde täglich, die ausschließlich für das Organisieren und Ordnung schaffen gedacht ist. In dieser Zeit werden E-Mails gelöscht, Post sortiert ect.
• Das direkt Prinzip: Aufgaben die weniger als 5 Minuten Zeit beanspruchen werden sofort erledigt.
• Blöcke bilden: Aufgaben die zusammen passen, nacheinander abarbeiten. Sprich Du musst zum Beispiel bei verschiedenen Firmen anrufen, dann mache das nacheinander und nicht auf verschiedene Tage verteilt.
• Aufgaben bewerten: Bewerte die Aufgaben die auf deiner To-Do-Liste stehen und arbeite sie dann nach der Wertigkeit ab. Sprich von sehr wichtig zu erledigen (auch wenn ich es eigentlich nicht mag), zu nicht so wichtig.
• Meilensteine planen: Eine große und wichtige Aufgabe bzw. ein großes Ziel liegt vor Dir? Dann zerteile es in kleine Meilensteine. Diese bezwingt man leichter und hat mehrere Erfolgserlebnisse.
• Checklisten führen: Ich habe früher Checklisten gehasst! Seit einem halben Jahr, habe ich allerdings erkannt wie wahnsinnig praktisch Checklisten sind. Sie nehmen dir Arbeit ab und du vergisst weniger, beziehungsweise gar nichts, denn du hast ja alles aufgeschrieben. Wichtig ist, dass Du deine Checkliste auf dem Laufenden hältst. Ich setze mich zum Beispiel jeden Abend hin, hake ab was ich geschafft habe und schreibe neue Punkte auf, die es gilt zu erledigen.
• Biorhythmus beachten: Du weist selber, wann es dir am leichtesten fällt zu Arbeiten. Plane also schwierige Aufgaben oder Aufgaben die viel Konzentration erfordern immer dann ein, wenn dein Biorhythmus ein hoch hat. Dann geht gleich alles viel leichter von der Hand.
• Single-Tasking: Multitasking ist ein Quatsch! Konzentriere Dich auf eine Aufgabe, arbeite diese ab und wende dich erst dann anderem zu.
• Ordnung nicht nur in der Wohnung oder am Arbeitsplatz halten: Bist Du schon mal am PC gesessen und hast eine gefühlte Ewigkeit eine ganz bestimmte Datei oder ein Bild gesucht? Ja?! Warum?! Wahrscheinlich, weil Du es nicht richtig beschriftet hattest und es in irgendeinem Ordner war. Sortiere deine Bilder und deine Dateien so, dass Du sie 6 Monate später noch schnell finden kannst.
• Zeit messen: Weißt Du wie lange du brauchst um eine bestimmte, immer wiederkehrende, Aufgabe zu erledigen? Bestimmt nicht. Da wir Menschen dazu neigen, die Zeit zu straff zu planen, kommt es dadurch oft dazu, das wir an einem Tag nicht alles schaffen was wir uns vorgenommen hatten. Messe also das nächste Mal die Zeit, dann weißt Du auch wie viel Zeit du für diese Aufgabe beim nächsten Mal einplanen musst und kommst nicht in Verzug.

Das sind meine Tipps, Tricks und Kniffe für ein gutes Zeitmanagement. Hast Du noch andere Tricks? Dann verrate sie doch und schreibe sie entweder als Kommentar oder schreibe eine Mail an mich.

Im nächsten Artikel zum Thema Zeitmanagement wird es um die genauere Tages- / Wochen- & Monatsplanung gehen.

Quellen / Inspiration: Stangl-Taller, Cordula Nussbaum, Studienstrategie, Cio,